浅谈如何提升学校办公室工作的高效性

摘要： 办公室作为学校各学部、处室的综合协调部门，是承上启下、联系内外的枢纽，提升办公室工作的高效性，被看成是提高学校管理工作效率的重要方面之一，本文将从提升办公室人员素质、提升沟通的有效性等两个方面谈如何提升办公室工作的高效性问题。

关键词： 提升 高效性 有效沟通

在现代教育事业快速发展的今天，学校管理水平的提高成为学校可持续发展的一个关键。办公室是学校各学部、处室的综合协调部门，是沟通上下、协调左右、联系内外的桥梁和纽带，所以办公室工作被认为是学校管理工作的一个重要方面，提升办公室工作的高效性则被看成是提高学校管理工作效率的重要途径之一。那么如何提升呢？本文从以下两方面予以探讨。

一、加强办公室工作人员的培养，提升办公室工作人员的素质。

1、加强政治学习，提高思想素质。

办公室对外是学校的窗口，对内是学校管理的缩影，所以办公室工作人员的言行举止对外将会影响学校的声誉，对内将会影响学校工作的正常开展，提高办公室工作人员的思想素质是提升工作效率的前提和基础。

首先，办公室工作人员要具备较高的政治素质，忠诚于党的教育事业，忠诚于学校，坚决遵守学校的各项规章制度，服从学校的各项工作安排，与学校同呼吸共命运。只有具备良好的政治素质，才能提高工作的原则性，才能保证各项工作沿着正确的路线健康发展。办公室工作人员除按时参加学校的政治学习之外，还要通过办公室内部的政治学习来提高思想素质。

其次，由于办公室是一个比较特殊的管理部门，处于学校领导和各学部、处室、教职工之间，是协调各项工作的枢纽，与各方的接触面也比较广，所以加强办公室人员自身的道德修养也非常重要。如处理工作时，遵章守纪、坚持原则；待人接物时，礼貌有节、热情周到。办公室人员除了要遵循一般的职业道德标准之外，还要时刻清楚自己的角色，摆正自己的位置，把握好言行分寸，处理好各方面关系。更要排除个人荣誉，要先人后己，处处比别人多付出，无私才能有德。无论是对上或对下，都要做到心怀坦荡、一视同仁、以身作则，方能提高道德素质，更好地完成办公室的各项工作。

2、增强服务意识，提升服务质量。

“服务是办公室的宗旨，办公室的基本功能就是做好服务”。而服务也是办公室工作最基本的特点。办公室工作既是为学校的领导服务，也是为各学部、处室及全体教职工服务。服务好坏是衡量办公室工作的一个最主要、最基本的标志。加强服务意识，认真履行群众路线，牢固树立全心全意为人民服务的观点和意识，才能有助于提升服务质量。办公室事务繁杂，只有把工作做到细处，时刻牢记服务意识，强化服务意识，才能将工作做得更好。除此之外，还要提高办公室团队的协作能力，工作头绪繁多，所以办公室人员的团队协作就显得尤为重要，互助友爱、加强配合、合作共事，才能保质保量完成工作任务，才能有效提升工作效率，更好地发挥服务的功能，才能提升办公室工作的高效性。

3、提高业务能力，提升工作管理水平。

办公室是一个综合性部门，承担着公文处理、会议管理、印章管理、信访工作、机要保密工作、公关接待工作以及领导临时交办的工作等大量的日常性工作。这些工作繁杂琐碎，如处理不当，极易造成混乱，导致效率低下、服务质量差，只有提升业务能力，分清轻重缓急、有条不紊地处理，才能更好地协助领导工作，避免部门与部门之间相互推诿、扯皮现象的发生，从而大大提高办事效率和服务质量。所以办公室人员更需具备过硬的业务能力，来提升工作管理水平。

首先，提升公文写作能力，办公室需要处理上级单位下发的各种文件，需上交各类相关的文字材料，所以掌握相关的公文写作技巧，熟练地进行公文写作，才能更快、更好地完成工作。

其次，提升档案管理能力。办公室日常工作之一便是收发各类文件和各类相关记录、文字材料，各类上级来文和下发文件和相关记录、文字材料都需及时分类，进行归档整理，以便查阅。提升此方面的能力，也有助于更好地完成这项工作，给办公室其他工作带来便利。

最后，学习公关礼仪知识。合适得体的接待不仅可以展现出办公室人员良好的素养，同时也能展现出学校良好的对外形象和精神面貌。

二、提升沟通的有效性，增强凝聚力和竞争力。

办公室是联接内外的枢纽。对内，沟通上下，学校管理层与教职工之间的有效的沟通既可以提高教育教学工作的效率和质量，也可以增强学校整体的凝聚力和竞争力。而管理的本质就是有效的沟通。要提高学校的教学质量，提高教职工的工作满意度，就应该在学校领导和教职工之间建立适当的沟通平衡点，办公室在其中就起了重要作用。在政策解读、答疑解惑、反馈教师意见等方面办公室都能发挥重要的作用，热情解答，不推诿、不回避，帮助教职工解决实际问题，增强教职工的主人翁意识和幸福感，有效的沟通更有助于帮助教师积极地面对教学工作，也会促进学校管理顺畅而高效地展开。对外，办公室还负责上传下达、公关接待工作，与上级、同级及其他单位的工作人员做到有效沟通，一方面有助于各项外联工作的顺利开展，另一方面也有助于展现学校良好的精神风貌，树立学校良好的对外形象。

对学校而言，办公室工作在学校行政管理中具有重要的地位和作用，切实提高办公室工作的高效性有助于提高整个学校行政管理的效率，因此，提升办公室工作的高效性，既是办公室人员自身成长和发展的需要，更是提高学校管理水平的需要，理应引起学校管理者和办公室人员的共同关注。提升办公室工作的高效性，让办公室在学校的可持续发展中发挥更大的作用。

参考文献：

1、袁浩明 《浅谈办公室工作的服务特征》南京理工大学学报 1995.（6）

2、林桂忠 《浅析如何提升办公室的管理工作 》经济研究导刊 2012.第13期

作者简介：赵晓博（1972-），男，陕西咸阳人，咸阳师范学院附属中学一级教师。